BEDRIJFSBEZOEK
Install Magazine 940 – mei 2017

Het belang van logistieke service

Groothandel Desco introduceert Track & Trace-systeem

Nauwkeurige en vlotte leveringen behoren tot de kerntaak van de groothandel. Om die functie te optimaliseren, werkt Desco aan een Track & Trace-systeem voor zijn vrachtwagens. Het doel is dubbel: enerzijds kan men de lading en route van de vrachtwagens zo efficiënt mogelijk uitstippelen, en anderzijds kan men de klanten nauwkeurig informeren over het tijdstip van de levering. Het maakt deel uit van een globale aanpak van de logistieke service bij Desco.

Betere service voor de klant

Niemand houdt van wachten, en in deze tijden van internethandel willen klanten hun levering sneller dan ooit. Wanneer consumenten gewoon zijn dat hun bestelling al na een dag aan huis wordt geleverd, verwacht de vakman ook een gelijkaardige service van zijn groothandel. Desco stelde in dit verband vast dat men in het proces nogal wat tijd kon winnen. Door problemen in het verkeer, of onverwachte complicaties bij een vorige levering kon het gebeuren dat het vooropgestelde levertijdstip niet kon worden aangehouden. Het resultaat was dat het werkschema van de klant ook in het gedrang kwam. Soms moest de levering zelfs uitgesteld worden, wat opnieuw extra werk en tijdverlies met zich meebracht.

Met het nieuwe Track & Trace-systeem wil Desco daaraan verhelpen. Doordat men precies weet waar welke vrachtwagen zich bevindt, kan men de klanten op de hoogte houden van de status van hun levering. Zo moeten ze bijvoorbeeld niet meer een hele namiddag blokkeren, omdat er een vrachtwagen zou kunnen langskomen. Vanuit de groothandel kan men hen nu precies zeggen wanneer de chauffeur aankomt, en mocht er toch vertraging optreden, kan men dat onmiddellijk melden.

Bovendien verloopt de communicatie met de klant vlotter. Als een klant vroeger een vraag over zijn bestelling had, moest hij met de commerciële dienst contact opnemen, die dan probeerde te bellen met de vrachtwagen, om dan terug te koppelen naar de klant. Met dit systeem heeft men een overzicht van de hele situatie, en krijgt de klant meteen een correct antwoord. Dat gegeven alleen al is voldoende om veel ergernis te voorkomen.

Optimale planning

Track & Trace is maar een deel van het verhaal. Het vormt een onderdeel van een integraal systeem van optimalisering van lading en routebepaling. De traditionele methode waarbij een vrachtwagen op bepaalde dagen een vast aantal gemeentes aandoet, is volledig achterhaald. Los van het feit dat de klant geen concrete timing kreeg, kon het gebeuren dat er een vrachtwagen half leeg rondreed, terwijl er elders een extra vrachtwagen moest worden ingezet omdat alles voor die regio niet in een voertuig paste. Nu kunnen de bestellingen optimaal over de beschikbare wagens verdeeld worden, die dan een aangepaste route krijgen. Zo hoeft men minder voertuigen in te zetten, wat iedereen ten goede komt.

Handig voor de chauffeur

Het systeem biedt ook voordelen voor de chauffeur. Het programma werkt vanop een PDA die tegen een stootje kan. Op de werf of in een magazijn kan er immers weleens een ongelukje gebeuren, en dan is het handig dat men een toestel heeft dat iets steviger is dan een doorsnee smartphone of tablet. Op de PDA verschijnen de adressen in de juiste volgorde, zodat fouten uitgesloten zijn. Om overal juist te kunnen leveren, was er wel een specifieke aanpassing van het navigatieprogramma nodig. Nieuwe verkavelingen of uitbreidingen van sites zijn op het ogenblik van de levering niet altijd in een navigatiesysteem opgenomen. Daarom is het systeem in staat om een route uit te stippelen naar plekken die nog geen adres hebben.

De PDA kan ook gebruikt worden om foto’s te maken van de levering en die te archiveren. Het komt namelijk meermaals voor dat er ergens moet geleverd worden waar niemand aanwezig is om de goederen in ontvangst te nemen. Door dan de lading te fotograferen, heeft de chauffeur een bewijs van wat hij geleverd heeft, en in welke staat de levering zich bevond toen hij wegreed. De PDA geeft ook aan of er nog een betaling nodig is. Ook dit vermijdt fouten en misverstanden.

Bij Desco benadrukt men dat het niet de bedoeling is dat het systeem het denkwerk van de chauffeur overneemt. De firma wil service aanbieden, en dat vereist nog altijd menselijk gezond verstand. Als men de medewerkers zou degraderen tot robotten die blindelings instructies opvolgen, wordt dat onmogelijk. Track & Trace is een hulpmiddel voor de medewerker, maar vervangt nooit zijn intelligentie en ervaring.

Een logistiek concept

Track & Trace is slechts een onderdeel van een overkoepelend logistiek concept van Desco, dat ook de e-shop, het magazijn en de filialen omvat. Het is de bedoeling om tot een geïntegreerd logistiek systeem te komen, waarbij de klant een overzicht heeft van zijn bestellingen bij de groothandel en de logistieke formule kan kiezen die hem het best uitkomt: levering op een adres naar keuze, of afhalen in een filiaal.

Desco werkt tegelijk aan een performante logistiek van de filialen. Nu al kunnen de klanten zien of iets voorradig is in een vestiging via de e-shop. Bestellingen die worden afgehaald in een filiaal, worden ’s nachts vanuit het centraal magazijn geleverd. Zo vermijdt men de files, en kan de klant zijn bestelling van de avond voordien ophalen in een filiaal naar keuze. Wie buiten de openingsuren wil komen, kan gebruikmaken van de nachtkluizen. Kortom, de klant heeft de keuze uit tal van mogelijkheden.

De groothandel stelt vast dat de klanten hogere eisen stellen aan de logistieke service. Installateurs, en zeker de kleinere bedrijven, zijn minder geneigd om zelf grote voorraden aan te leggen. Naargelang ze materiaal nodig hebben, doen ze een beroep op de groothandel. Informatie over de beschikbaarheid is daarbij cruciaal. De vakman wil weten waar hij zijn materiaal kan gaan halen, of wanneer het geleverd wordt. Zonder die informatie kan hij zijn werk niet inplannen. Het Track & Trace-systeem past in deze visie om de vakman altijd zo goed mogelijk te informeren.

Door Alex Baumans

Foto’s: Desco